۱. مطابقت با اهداف و محورهای همایش
- تناسب محتوایی با موضوع همایش
یعنی اثر یا گزارش باید صِلَت مستقیم با «مسئولیت اجتماعی در قلمرو فرهنگ و هنر» داشته باشد—نه صرفاً عمومی یا جزئیاتی خارج از محور. - هماهنگی با راهنمای گزارشدهی همایش
بخشهای اعلام شده در بروشور راهنما (مثلاً بخش عمومی، بخش عملکردی، پیوستها) باید رعایت شده باشد. - ارتباط با موضوعات مهم (Materiality)
گزارش باید نشان دهد که انتخاب موضوعات مهم (فاکتورهایی که برای سازمان و ذینفعان اهمیت دارند) با تحلیل قوی و مستدل صورت گرفته است. - پوشش ذینفعان
شناسایی ذینفعان، تحلیل انتظارات آنها، و تعامل یا مشارکت آنها در فرآیند ارائه گزارش باید لحاظ شده باشد.
۲. محتوا و عملکرد
- شفافیت و توازن
گزارش نباید فقط جنبههای مثبت را بگوید؛ باید نقاط ضعف یا چالشها را هم به رسمیت بشناسد. - دقت و مستندسازی
ارجاعات به مستندات، دادههای کمی و کیفی، شواهد و مستندات پشتیبان (اسناد، عکس، نمودار، متنها) باید کامل و معتبر باشد. - پیوستگی زمانی / تداوم
گزارش باید نشان دهد که عملکرد در طول زمان بررسی شده است (مثلاً روند چند ساله) و نه فقط یک دوره منفرد. - نوآوری و ابتکار
بهرهگیری از روشهای نو، ایدههای خلاقانه، راهکارهای بومی یا مختص فرهنگی اهمیت دارد. - اثربخشی و نتیجهمحوری
گزارش باید نشان دهد که اقدامات منجر به چه تأثیری شدهاند (مثلاً شاخصهای عملکرد، نتایج ملموس برای ذینفعان). - هزینهاثربخشی
اگر گزارش به هزینهها پرداخته باشد، نسبت هزینه به فایده یا بازده اقدامات باید قابل تحلیل باشد. - پایداری و استمرار
برنامهها نباید یکباره باشند؛ گزارش باید نشان دهد که راهکاری وجود دارد برای استمرار و تثبیت اثرات در آینده.
۳. ساختار، نگارش و ارائه
- ساختار منظم و منطقی
گزارش باید دارای عنوان، مقدمه، بدنه، نتیجهگیری، پیشنهادات، ضمائم باشد و بخشها به هم پیوسته باشند. - زبان و نگارش
استفاده از زبان علمی، درست، روان، بدون ابهام و خطاهای نگارشی. - گرافیک، نمودار، تصاویر و نمایش دادهها
استفاده مناسب از ابزارهای تصویری برای کمک به انتقال پیام (نمودارها، جداول، عکس، اینفوگرافیک). - خوانایی و جذابیت بصری
طراحی جلد، صفحهآرایی، قالببندی، فونت مناسب، فواصل، عنوانهای فرعی و نمای کلی خوب. - اختصار همراه با جامعیت
گزارش نباید خیلی پراکنده یا طولانی بیهدف باشد؛ باید نسبت به حجم، پوشش جامع داشته باشد ولی از پراکندگی بپرهیزد.
۴. معیارهای اخلاقی و رویکرد حرفهای
- اصالت و امانتداری
گزارش باید اثر اصلی فرد یا سازمان باشد؛ کپیبرداری یا جعل داده مجاز نیست. - تعهد اخلاقی در گزارشدهی
ارائه کامل اطلاعات حتی اگر برای سازمان چالشساز باشد. - انطباق با قوانین و مقررات
رعایت حقوق مالکیت فکری، رعایت الزامات حقوقی یا مقررات فرهنگ و هنر و مسئولیت اجتماعی. - بیطرفی و عینیت داوری
داوران باید تعصب نداشته باشند و بر مبنای محتوا و شواهد قضاوت کنند.